Diez años juntos merecían pasarse con las personas que habían formado parte de su historia. Para una pareja suiza, eso significó traer a Ibiza a unos 25 familiares y amigos para una celebración de aniversario personal en una villa privada.
El encargo combinaba una reunión de estilo ceremonia con una recepción informal: un arco decorado, comida servida entre los invitados, cócteles, magia y música. AVANA organizó la villa y coordinó la celebración, con dos miembros del equipo presentes en el lugar. La estancia también incluyó una reunión en un beach club y un día en barco privado por Formentera.
10 años juntos
Un aniversario personal rodeado de familiares y amigos.
Unos 25 invitados
Una celebración en la villa acordada previamente con el propietario.
11 plazas de alojamiento
La capacidad de alojamiento de la villa era independiente del número de invitados al evento.
El encargo: una villa, una ceremonia y tiempo juntos
La pareja buscaba un lugar donde sus allegados pudieran reunirse para una celebración significativa de su relación. Una villa ofrecía un entorno compartido para la ceremonia, la recepción y la música, a la vez que proporcionaba alojamiento para parte del grupo.
La propiedad podía alojar a 11 huéspedes. La celebración en sí reunió a unas 25 personas, por lo que los preparativos del evento tuvieron que consultarse por separado con el propietario antes de formalizar la reserva.
Encontrar una villa que pudiera albergar la celebración
Encontrar la propiedad adecuada fue fundamental para el proyecto. Además de los dormitorios y el espacio exterior, necesitábamos una villa cuyo propietario aceptara la celebración propuesta, los invitados visitantes y los preparativos de los proveedores.
AVANA trabajó con el propietario para acordar el evento con antelación. Nuestra red local nos ayudó a centrarnos en villas para eventos adecuadas y a discutir los planes directamente con los responsables de la propiedad.
¿Está planeando un aniversario similar en una villa?
- Número de invitados: confirme por separado la ocupación nocturna y el número de asistentes a la celebración.
- Tasas de eventos: suele aplicarse una tasa independiente al alquiler de la villa. Pregunte qué cubre.
- Estancias mínimas: en nuestras búsquedas de villas, el requisito habitual es de cuatro a siete noches, dependiendo de la propiedad y las fechas.
- Música y acceso: aclare la configuración de sonido propuesta, los horarios, el acceso de los proveedores y las condiciones de la propiedad antes de comprometerse.
Las propiedades adecuadas son una parte limitada del mercado de alquiler. El acuerdo con el propietario es solo una parte de la planificación; el evento también debe ajustarse a los requisitos locales aplicables.
Un escenario para la ceremonia con detalles personales
Un arco de ceremonia y sillas crearon un punto focal para la reunión. Las decoraciones en los árboles y los atrapasueños extendieron el estilo al espacio exterior circundante, uniendo visualmente las diferentes partes de la celebración.
AVANA coordinó al decorador, el mobiliario y los elementos decorativos como parte del montaje general. También se organizó fotografía y videografía para documentar la celebración y a las personas que la compartieron con la pareja.
Buffet tipo cóctel, cócteles y entretenimiento
Una recepción informal
La pareja eligió un buffet tipo cóctel, con comida servida entre los invitados por el equipo de catering. Esto encajaba con el ambiente informal del aniversario y permitía a familiares y amigos mezclarse durante toda la recepción.
Organizamos el catering, el personal de servicio y un barman profesional para preparar los cócteles. El servicio de comida y bebida formó parte del mismo plan coordinado que el montaje de la ceremonia y el entretenimiento.
Magia, música e iluminación
Sean Christopher aportó magia de cerca a la celebración, añadiendo otra forma para que los invitados compartieran un momento juntos. La música corrió a cargo de Denace 2 Society.
Además de la contratación de los artistas, AVANA organizó el sistema de sonido, el equipo de DJ, la iluminación y el material de apoyo. Coordinar a los artistas y la producción de forma conjunta nos ayudó a integrar los preparativos técnicos en la preparación general del evento.
Dos miembros del equipo de AVANA en el lugar
Dos miembros de nuestro equipo estuvieron presentes para coordinar la preparación, la celebración y el desmontaje. Su función fue conectar a los artistas, el equipo de catering, el decorador y los proveedores de equipos, ofreciendo a la pareja un punto de contacto durante todo el evento.
- Antes de la celebración: coordinar la llegada de proveedores, la decoración, el mobiliario y el montaje técnico.
- Durante el evento: enlace con los artistas, el equipo de catering y otros proveedores a medida que se desarrollaba la celebración.
- Después: supervisar la coordinación de los proveedores para el desmontaje y la recogida.
Más allá de la villa: una reunión en la playa y un día en barco por Formentera
El aniversario también dio al grupo un motivo para pasar más tiempo juntos en la isla. Además de la villa y su celebración, la pareja reservó otras dos experiencias a través de AVANA.
☀ Una reunión en un Beach Club
Organizamos una zona reservada privada dentro de un beach club, con camas de playa y un menú para grupos servido en la zona de playa.
Traslados privados de ida y vuelta para 25 personas completaron los preparativos, cubriendo el trayecto hasta el lugar y el regreso.
⚓ Un día por Formentera
El grupo también alquiló el Wooden Swallow para una celebración privada en el mar, pasando un día juntos en las aguas turquesas de Formentera.
El barco para eventos dio a esta parte del aniversario su propio escenario, con el grupo compartiendo la experiencia a bordo de una sola embarcación.
Un aniversario, tres experiencias compartidas
La reunión en la villa fue el corazón de la celebración: unos 25 invitados, un escenario de ceremonia personal, una recepción informal y entretenimiento. El beach club y el día en barco ampliaron ese tiempo juntos más allá del evento principal.
Para AVANA, el proyecto aunó la búsqueda de espacios, la producción de eventos y los detalles prácticos de una estancia en grupo. Trabajar en las tres experiencias nos permitió coordinar los preparativos de la villa, los proveedores y el transporte en torno a la misma pareja y sus invitados.
Su propio aniversario en Ibiza
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